WhatsApp para universidades

Guía completa de WhatsApp para alcanzar a más estudiantes para tu universidad en 2024

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Alejandra Valois
Marketing, Product, Atom
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Comienza la temporada de admisiones para el próximo periodo académico en las instituciones educativas. El mundo del mercadeo para esta industria ha evolucionado a pasos agigantados, y hoy somos testigos de la nueva forma más efectiva para comunicarnos con nuestros estudiantes, y con nuestros prospectos aspirantes a adquirir formación profesional: WhatsApp. En esta guía conocerás las mejores prácticas para alcanzar a más estudiantes para tu universidad usando WhatsApp, el canal preferido para padres y alumnos que están buscando formación.

Errores al usar WhatsApp para alcanzar a más estudiantes en una estrategia de mercadeo

Antes de conocer la guía es importante conocer en qué situación se encuentra tu institución educativa y cómo hacer para evitar estos errores:
1. Usar el WhatsApp personal de tus asesores para atender

Uno de los errores principales que cometen las instituciones educativas al usar el canal de WhatsApp como medio para aumentar sus inscripciones y admisiones es no tener una plataforma multicanal y multiagente que permita que todos los asesores académicos puedan ingresar a ella y atender las conversaciones en un solo lugar. Cientos de contactos de alumnos interesados pueden estarse perdiendo en WhatsApp personales dónde es muy difícil hacerle el seguimiento adecuado.

2. No integrar los mensajes que recibes por WhatsApp de prospectos interesados a tu CRM

Tener un canal de WhatsApp que no esté integrado a tu CRM es un gran error. Ya que las conversaciones que recibas por este canal tendrán que ser trasladadas a tu sistema de gestión de clientes de forma manual, uno por uno, y esto además de generar pérdida de tiempo de tus asesores, también genera pérdida de la información y de la trazabilidad para llevar a cabo las gestiones con los aspirantes a estudiantes.

3. Demorar más de tres minutos para responder a los alumnos interesados
Imagínate que un estudiante entra a tu página web y accede al enlace para hablar por WhatsApp, pero es viernes en la noche, tus asesores académicos ya no trabajan, este mensaje solamente será respondido el lunes en la mañana. Hasta este día el alumno interesado habrá perdido el interés o, peor, se habrá ido con la institución de la competencia.
4. Pagar pauta digital que genere conversaciones sin tener quien las atienda rápidamente

Muy seguramente tu institución universitaria crea pauta paga en canales digitales que lleva a un sitio web donde los estudiantes llenan un formulario de contacto. 

Uno de los errores más frecuentes es la pérdida del leads o prospectos al llenar este formulario puesto que el asesor nunca se podrá poner en contacto, ya que lo hará por medio de llamada. La probabilidad de respuesta será muy baja.

También vale tener en cuenta que los usuarios hoy en día son más celosos con sus datos y al ver que deben dejar su información sin recibir nada a cambio, van a abandonar el proceso.

5. Generar anuncios que lleven a WhatsApp sin nadie que los pueda responder

Por otro lado, si en vez de crear anuncios que lleven a un formulario, los envías a WhatsApp, pero no hay nadie que responda estos mensajes en menos de tres minutos, tus leads calificados van a perder el interés, vas a gastar dinero en anuncios caros, y no vas a obtener los resultados esperados de inscripciones.

6. No enviar campañas masivas vía WhatsApp

Hoy en día WhatsApp es uno de los canales con mayor tasa de apertura en el mundo, es aquí donde además de hablar con los familiares y amigos, las personas prefieren ser contactadas por las instituciones universitarias, por eso uno de los grandes errores que puedes estar cometiendo es enviando pesadas y demoradas campañas vía correo electrónico, pero te estás olvidando de tocar a tus clientes por el canal que más utilizan: WhatsApp.

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WhatsApp para universidades

Guía: cómo usar WhatsApp para alcanzar a más estudiantes en tu universidad en 2024

Para no cometer los errores mencionados anteriormente y llegar al 100% de la capacidad de tu institución universitaria para 2024, conoce los pasos para sacarle más provecho a tus estrategias de mercadeo vía WhatsApp.

1. Tener una plataforma con WhatsApp multiagente

Con una plataforma de WhatsApp multiagente como Atom, tienes todas las conversaciones que recibes en un solo lugar, además cuentas con el apoyo de la inteligencia artificial para responder mensajes, leer mensajes de audio, y tener resúmenes de las conversaciones.

2. Hacer pauta hacia WhatsApp
Seguramente, para generar leads, realizas pauta digital con anuncios que llevan alguna acción, es muy importante que esta acción lleve a tus leads a abrir una conversación directamente a WhatsApp. Esto hará mucho más rápida la conversión de la persona que hizo clic en el anuncio, y además permitirá que tus leads continúen interesados y no se pierdan por falta de respuesta o por llenar un formulario del que después se demorará horas en responder.
3. Implementar un bot que responde 24/7 y capta información del contacto
Después de leer el punto anterior, te preguntarás: si hago pauta para llevar mis leads a WhatsApp, no voy a tener la capacidad de responderle a todos y voy a perderlos. Para esto, la solución es un chatbot que responde automáticamente cada vez que alguien te escribe. Lo mejor de todo es que con Atom puedes utilizar la inteligencia artificial generativa para tener un Bot que reconoce la intención del usuario, se comporta como una persona, es capaz de resolver las preguntas frecuentes y además reasigna a tus contactos al asesor adecuado.
4. Enviar campañas masivas vía WhatsApp

¿Envías correos electrónicos masivos? Ahora es momento de enviar campañas de ‎WhatsApp masivas. Gestiona campañas para miles de estudiantes y prospectos en minutos. Aumenta la tasa de apertura de tus mensajes a un 95% y quédate en la memoria de tus usuarios con un chat abierto en WhatsApp, donde siempre que lo necesiten pueden recurrir. No importa el día ni la hora. Sube tus listas de contactos y conecta de forma personalizada con tus clientes. Recupera leads perdidos, genera nuevas matrículas y conoce la satisfacción de tus alumnos por medio de campañas en WhatsApp.

5. Conectar tu canal de WhatsApp a tu CRM

Si usas Salesforce o HubSpot como CRM, es importante que las conversaciones que recibes por WhatsApp queden registradas en tu CRM. Es importante que esta integración te permita sincronizar tus contactos de forma automática para ahorrarle tiempo a tus asesores. También es indispensable que se comporte de manera bidireccional, es decir, que puedas realizar acciones dentro de tu CRM que incluyan WhatsApp. Te lo explicaremos más profundamente, a continuación:

6. Sincronizar tus contactos de WhatsApp en tu CRM de forma automática

Cuándo los asesores que atienden por WhatsApp captan la información del estudiante o prospecto y deben subirla al CRM, pierden mucho tiempo.

Es indispensable que tengas una integración nativa (sin necesidad de código), robusta pero fácil, que permita que todas las personas que te escriban por WhatsApp, estén automáticamente guardadas en tu CRM.

También te puede interesar: Inteligencia Artificial para integrar WhatsApp con HubSpot 

7. Complementar estrategias de flujos de correo y WhatsApp para alcanzar a más estudiantes

Una de las ventajas de poder usar un CRM, es crear flujos automáticos o secuencias de correo electrónico o llamadas para hacerle seguimiento a tus leads. Sin embargo, estos canales muchas veces no son suficientes o rápidos para llevar a una conversión. Por eso, es importante complementar tu estrategia de seguimiento y nutrición de leads vía WhatsApp. La integración de WhatsApp con HubSpot, te permite incluir mensajes de WhatsApp en tus flujos y tocar a tus clientes con el canal que más usan.

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